Diagramas de Gantt en proyectos de construcción

Los proyectos de construcción, conocidos por su complejidad y la necesidad de una coordinación meticulosa, requieren herramientas eficaces para la planificación y seguimiento de cada etapa. Una de las herramientas más valiosas en este ámbito es el Diagrama de Gantt. Ofrece una representación visual clara y estructurada de las tareas a realizar, sus duraciones y sus interdependencias.

Cuando fue desarrollado a principios del siglo XX se hacía con una simple hoja de papel y un lápiz. Por fortuna, ya no hay necesidad de pasar horas y días desarrollandolo. Hoy en día se puede hacer un diagrama de Gantt en aplicaciones como GanttPRO que están enfocadas especialmente en este tipo de herramienta y ofrece una experiencia eficiente.

En el contexto de la construcción, los Diagramas de Gantt no solo facilitan la programación de actividades, sino que también permiten identificar posibles cuellos de botella y ajustar recursos en tiempo real para asegurar el cumplimiento de los plazos.

En este artículo vamos a destacar sus beneficios y explorar en profundidad cómo configurar los diagramas de Gantt en los proyectos de construcción con un ejemplo práctico.

¿En qué consiste un diagrama de Gantt?

Un diagrama de Gantt son unas líneas (o barras) que ilustran la cronología de un proyecto, mostrando las fechas de inicio y finalización de los distintos elementos que lo componen. Desde que se diseñó en la década de 1910 (descubre más sobre su historia aquí), el diagrama se ha convertido en una herramienta fundamental en muchos proyectos, y particularmente en la construcción.

No es de extrañar, ayuda en la fase de planificación, en la programación de la secuencia de tareas y la asignación de recursos. Pero no solo eso, una vez que el proyecto comienza, sigue siendo un gran respaldo para monitorear el progreso de las tareas y garantizar que se completen a tiempo. De hecho, puedes encontrar un montón de beneficios en esta herramienta. A continuación te presentamos cuales son.

¿Qué aportan los diagramas de Gantt en la realización del proyecto?

Estos son algunos de los beneficios de usar diagramas de Gantt tanto en el contexto de la gestión de proyectos de construcción como en general.

1. Visualización comprensible de los plazos

Los diagramas de Gantt ofrecen una descripción visual simple y clara del cronograma del proyecto, detallando las fechas de inicio y finalización de cada tarea. Esto permite a los gerentes de proyecto, participantes y otras partes involucradas comprender rápidamente el cronograma completo del proyecto en breve.

2. Gestión de tareas mejorada

Al elaborar el diagrama, los gerentes dividen el proyecto en partes más pequeñas y factibles. En base a eso, es más fácil asignar un marco de tiempo específico, localizar tareas relacionadas para organizar su orden con dependencias y ver qué recursos necesitará.

3. Excelente herramienta de comunicación

Los diagramas de Gantt permiten a los gerentes de proyecto transmitir el plan y sus cronogramas a las partes interesadas, clientes y miembros del equipo de manera clara y concisa. Es un medio de comunicación perfecto, ya sea que la use en una presentación, la incluya en un informe o simplemente la fije para que un equipo verifique periódicamente el estado del proyecto.

4. Ayuda adicional al tratar con los recursos

Con estos diagramas puede ver si algunas tareas necesitan más o menos recursos para completarse de acuerdo con el plan de cronograma establecido. Este es un punto extra para la eficiencia de todo el proyecto.

5. Seguimiento exhaustivo del progreso

Con solo mirar el gráfico, cualquiera puede supervisar e identificar rápidamente las tareas que están adelantadas, encaminadas o retrasadas. Por lo tanto, hay una mayor probabilidad de intervenciones oportunas para mantener el proyecto en operación y dentro de lo que se planeó.

6. Una exploración más sencilla de las dependencias

Al representar las tareas en un gráfico, resulta más fácil entender si se supone que deben seguir un orden específico. Comprender qué tareas dependen de la finalización de otras es crucial para mantener la secuencia del proyecto adecuada y evitar retrasos.

7. Riesgos predecibles

Un cronograma también ayuda a descubrir posibles riesgos y cuellos de botella relacionados con la finalización de las tareas. Dado que los riesgos se vuelven más predecibles, es más fácil llevar a cabo la gestión de riesgos y aplicar estrategias de mitigación.

En general, el uso de diagramas de Gantt en la gestión de proyectos conduce a una mejor organización, una comunicación más eficaz y un mejor control sobre los cronogramas y los recursos del proyecto. Esto, como puede imaginar, en última instancia contribuye a la finalización exitosa de los proyectos.

Cómo configurar el diagrama de Gantt para un proyecto de construcción

Como ya hemos visto, los diagramas de Gantt son invaluables para administrar proyectos de construcción. Si no sabes mucho sobre esta herramienta, aquí te presentamos un breve plan sobre cómo configurar diagramas de Gantt en proyectos de construcción. Para ello, lo analizaremos a través del ejemplo de un proyecto de construcción de un edificio residencial. Estos son los pasos que deberás completar para crear un diagrama de Gantt.

1. Definir el alcance del proyecto y enumerar las tareas

Todo comienza con un plan. En primer lugar, deberías delimitar el alcance de tu proyecto de construcción. Esto incluye principalmente definir los objetivos o un objetivo único, aclarar los entregables y establecer hitos decisivos. Para nuestro ejemplo de edificio residencial, el objetivo del proyecto es construir una casa de dos pisos con garaje, jardín y entrada para vehículos. Todo eso en nueve meses.

Agrega detalles. Ahora que tenemos nuestro objetivo, tomemos los entregables y desglosémoslos para tener una lista con tareas y subtareas claras. Para este ejemplo de proyecto, podemos desglosar el trabajo en algo como esto:

2. Explorar conexiones y enlazarlas

Los proyectos de construcción son los ejemplos clásicos en los que muchas tareas en diferentes etapas están conectadas entre sí. Solo para darle un ejemplo, no es posible construir el muro antes de construir los cimientos del edificio. Por lo tanto, aquí marcaremos todas las dependencias entre las tareas para tener una idea clara de qué tareas deben completarse antes de que puedan comenzar otras. Esto es crucial para una programación precisa.

El mundo de las dependencias es complejo y no se trata solo del ejemplo clásico de fin a inicio con el final de una actividad o etapa y el comienzo de la otra. También hay otros tipos de conexiones. Por ejemplo, una relación de inicio a inicio que significa que dos tareas deben comenzar simultáneamente (por ejemplo, el trabajo eléctrico puede comenzar al mismo tiempo que la plomería). O, viceversa, una relación de fin a fin donde dos tareas deben terminarse al mismo tiempo (por ejemplo, las inspecciones finales deben completarse cuando se termina todo el trabajo de construcción).

Para nuestro ejemplo, marcaremos estas relaciones:

3. Cuantificar las horas de trabajo con estimaciones de duración

Dado que la esencia de un diagrama de Gantt es representar las tareas en una línea de tiempo, debes especificar las fechas para cada tarea. Por lo tanto, como gerente o como equipo, debéis dedicar algo de tiempo a determinar cuánto tiempo llevará completar cada tarea de construcción. Presta atención a la precisión y a que sean realistas. De lo contrario, puede encontrar demoras, superposiciones y escasez de proyectos mientras el proyecto está en marcha.

Ten en cuenta el tiempo de reserva para demoras inesperadas, que son comunes en la construcción debido al clima, problemas en la cadena de suministro o desafíos imprevistos. Es más fácil comenzar con las tareas de alto nivel y definir las estimaciones de arriba a abajo.

Por lo tanto, en nuestro ejemplo podemos definir estas fechas para los principales entregables y luego avanzar con tareas específicas:

4. Dividir los recursos entre las tareas

Estos recursos incluyen tanto personas como materiales. Asigna la mano de obra y el equipo necesarios para cada tarea. Define claramente quién es responsable de qué para evitar confusiones. Asegúrate de que todos los materiales necesarios estén disponibles cuando se necesiten. Esto incluye todo, desde hormigón y ladrillos hasta equipos especializados.

Para nuestro proyecto, podríamos considerar esta lista de recursos:

5. Preparar el diagrama de Gantt

Después de todo el trabajo preparatorio, finalmente es el momento de plasmar el diagrama de Gantt. La forma más sencilla y económica de hacerlo es a mano. Para ello, escribe todas las tareas en un eje vertical y luego dibuja una línea de tiempo horizontal con días, semanas o meses en la parte superior del diagrama. El último paso es dibujar barras horizontales en la intersección de estos dos ejes. No es muy común hoy en día debido a la disponibilidad de herramientas digitales, pero aún se puede hacer. Hay videos con tutoriales para eso en YouTube.

Una forma mucho más eficiente es utilizar una herramienta digital adecuada. Hay muchos instrumentos online que ayudan a crear diagramas de Gantt con el mínimo esfuerzo. Lo que normalmente harás en estas aplicaciones es ingresar todos los datos como tareas, duraciones, dependencias y recursos asignados. Y ese instrumento generará el panorama de líneas que muestran la duración de las actividades del proyecto.

Una característica interesante que debes tener en cuenta es la posibilidad de acercar o alejar la línea de tiempo. Entonces, como gerente, puedes comprender todo el proyecto y luego entrar en detalles para ver dónde estás realmente hoy, esta semana o este mes.

6. Volver a las dependencias definidas

En un software de diagramas de Gantt estándar, puedes especificar qué tareas dependen de otras añadiéndolas como predecesoras o simplemente conectando las barras en un diagrama de Gantt. La aplicación suele organizar automáticamente las tareas en el orden correcto según el tipo de dependencia que indiques.

Un beneficio adicional de un creador de diagramas de Gantt es que actualiza el por su cuenta los cronogramas si una tarea relacionada con dependencia se retrasa o se completa antes de lo previsto. Además de eso, las aplicaciones avanzadas te permiten ver la secuencia de tareas dependientes que seguramente afectarán la fecha de finalización general. En la gestión de proyectos, este concepto se conoce como método de ruta crítica.

7. Prestar especial atención a las tareas críticas

En un proyecto de construcción, el método de la ruta crítica (explora más) es particularmente valioso para señalar las tareas más cruciales que deben completarse a tiempo para prevenir aplazamientos en el proyecto en general. Puedes ver la ruta crítica una vez que establezcas las dependencias. Veamos cómo hacerlo en nuestro ejemplo.

Entonces, lo que tenemos aquí es una cadena de tareas donde los cambios en una pueden causar cambios en la otra y en el cronograma general. En nuestro caso, es Preparación → Cimentación → Estructura → Techo → Instalación de servicios públicos → Acabado interior. El acabado exterior y el paisajismo pueden ser tareas paralelas, pero no están en la ruta crítica.

Una herramienta con una gráfica de Gantt le mostrará automáticamente estas tareas en función de la información que agregue sobre las dependencias y las fechas. Por lo tanto, puede imaginar lo útil que es el diagrama.

8. Hacer seguimiento y actualizar el progreso

Muchos gerentes consideran que el invento de Gantt es una herramienta de planificación. Sin embargo, seguirá siendo útil cuando comiences las operaciones de construcción. Los plazos planificados y las listas de tareas ordenadas son geniales, pero aceptemos que no todo sale como se planea. Aún tendrás que seguir el diagrama de Gantt y hacer repasos en los detalles de las tareas.

Uno de los propósitos de esta herramienta es proporcionar una descripción general del progreso en cualquier momento. Por lo tanto, aprovéchala y ve los cronogramas reales, compáralos con los planificados y detecta retrasos potenciales o incumbencias.

Es decir, los proyectos de construcción son dinámicos. Lo más probable es que se necesiten muchos ajustes. Actualiza el diagrama para reflejar los cambios en el cronograma, la duración de las tareas o las asignaciones de recursos.

9. Compartir actualizaciones con otras partes

Otro beneficio innegable de contar con una herramienta digital para crear y mantener el diagrama de Gantt de un proyecto es que muchas de ellas te permitirán compartirlo. Los creadores de diagramas de Gantt especializados, por ejemplo, te permitirán compartir el gráfico de diferentes maneras para adaptarlo a los requisitos de la ocasión. Y lo que es más, puedes hacerlos accesibles a las partes interesadas relevantes, como los propietarios del proyecto, los contratistas y los miembros del equipo. Esto garantiza que todos estén al tanto del estado del proyecto y de sus responsabilidades.

Conclusión

El uso de diagrama de Gantt es esencial para el éxito de proyecto en muchas áreas, y la de construcción no es una excepción. Ayudan a planificar, programar y efectuar un seguimiento de los cambios y avances en el proyecto. Eso garantiza que las tareas se completen puntualmente y según el presupuesto estipulado. El proceso que describimos en este artículo te ayudará a introducir los diagramas de Gantt al dia a dia de tu proyecto de construcción y optimizará sus resultados.