RAPAT PBA
Seluruh panitia sudah berkumpul dalam rapat ini dengan divisinya masing-masing.
Divisi Perlengkapan ✅
Divisi Dokumentasi ✅
Divisi K3✅
Divisi Konsumsi✅
Divisi Acara✅
Divisi Humas✅
BPH✅
Korlap✅
Mereka mengadakan rapat di ruang kelas yang kosong. Mark Lee selaku Ketua PBA 2020 telah menyiapkan bahan-bahan yang akan ia bahas pada rapat ini.
“Selamat siang teman-teman semua beserta abang-abang. Gimana udah makan siang belum? nanti ya abis rapat kita makan bareng di cafe andalan. Oke pertama-tama saya Mark Lee sangat berterima kasih kepada teman-teman BPH Umum sudah mempercayai saya untuk memenuhi tugas ini sebagai Ketua PBA 2020. Saya akan bersungguh-sungguh dan bertanggung jawab atas amanah yang telah diberikan kepada saya. Disini kita semua sudah saling mengenal ya. Jadi disini saya dan BPH saya sudah merancang sedikit konsep untuk teknis pelaksanaan PBA tahun ini, namun sebelum saya dan teman-teman BPH menjelaskannya, saya persilahkan terlebih dahulu untuk divisi acara menyampaikan konsep yang telah dibuat. Silahkan Bang Jeff, Haechan, dan Dejun.” sambut Mark Lee dengan menunjukkan senyumnya.
Jeffrey, Dejun, dan Haechan berbisik-bisik untuk menunjuk siapa yang akan menjelaskan.
“Lo aja dah Jun.”
“Kaga. Yang paling tua siapa?”
“IYA BANG LO AJA.”
“Gambreng ajalah.” kesal Jeffrey
Mereka akhirnya memilih untuk gambreng “HOMPIPALAIHUM GAMBRENG” sisi putih hanya ditunjukkan oleh tangan Jeffrey.
“Kan emang lo. Semangat bang lop yu dari fullsun.”
“Hello guys! Gue Jeffrey selaku Koor Divisi Acara izin menyampaikan konsep kasar yang kita punya. Jadi dari hasil yang udah dirembukin tema yang mau kita ambil disini adalah berdasarkan sosial, budaya, dan rekreasi. Maksud dari sosial ini adalah kita mengajak mahasiswa baru untuk membangun kegiatan sosial dengan kelompok yang sudah ditentukan. Kemudian budaya disini adalah mereka akan mengenalkan budaya kita disini dengan cara memperkenalkan tarian atau ide lainnya didalam kampus ini, nantinya kita akan meriahkan dengan memperkenalkan ke setiap sudut lingkungan kampus kita. Dan yang terakhir yaitu Rekreasi, nah rekreasi ini dimaksudkan untuk mereka dapat mengakrabkan diri dengan kakak tingkat dan para dosen, contoh dari rekreasi sendiri nantinya akan kita bahas di rapat selanjutnya karena konsep rekreasi sendiri merupakan tambahan dari Kahim dan Wakahim kita. Sepertinya baru itu yang bisa gue sampein, ada yang mau ditanyakan?” tanya Jeffrey
Mark mengacungkan tangannya kemudian bertanya “Maaf bang, mau nanya acara kita kan dikasih waktu seminggu nah untuk masing-masing konsep itu rentan waktunya berapa hari ya?”
“Mungkin dibaginya nanti fleksibel aja ya Mark. Pas udah fix gitu baru kita tentuin masing-masing berapa harinya? Gimana?” tanya Jeffrey
Winwin langsung menyanggah Jeffrey “Menurut gue mending di tentuin sekarang Jeff. Biar pertemuan berikutnya target kita bener-bener ke teknis dan persiapan Maba buat tugas yang akan mereka kerjakan. Target hari ini tentuin konsepnya dulu sampe tuntas.”
“Oh oke Win. Gue butuh omongin dulu sama divisi gue. Mungkin nanti gue bisa sampaikan hasilnya lagi di akhir rapat ya. Gue kembaliin lagi ke Mark. Makasih.” ucap Jeffrey
“Oke makasih banyak Bang Jeff. Sekarang kita gilir dulu ke Divisi Humas untuk progressnya. Silahkan Lucas dan Dery.”
Hendery dan Lucas bersamaan berjalan ke tengah-tengah lingkaran. Karena mereka rapat dengan membentuk lingkaran maka Hendery dan Lucas berdiri di tengah-tengah. Hendery memulai pembicaraan.
“SELAMAT SIANG!”
dengan mendengar suara Hendery para anggota pun langsung kaget bahkan ada yang terbangun dari tidurnya.
“Gimana temen-temen? masih ngantuk? yang ngajakin rapat siapa? semangat dong rapat perdana nih. Oke biar ga ngantuk gue kasih tebakan dulu ikan apa yang gapernah haus?”
Setiap divisi memikirkan jawaban untuk tebakan Hendery. Haechan mencoba menjawabnya.
“Ikan paus karena dia minum sambil berenang.”
“Salah.”
“Ikan dory.”
“Salah.”
Semuanya kebingungan akan jawaban sebenarnya dari Hendery.
“Jawabannya adalah Ikan Kembung. Orang dia aja Kembung gimana mau minum hahaha.”
Hendery pun ditimpuk banyak kertas dari para anggota.
“Udah weh udah, kan kalian udah ga ngantuk tuh. Gue terusin ya, jadi progress dari divisi humas udah buat grup dari kumpulan maba jurusan kita. Udah koordinasi juga sama pihak fakultas dan universitas buat ngepas-in waktu dari fakultas dan univ. Kemarin Lucas juga udah ngobrol sama pihak prodi untuk nanya prodi mau ngasih apa nanti di acara PBA apakah ngasih materi lagi atau mereka setuju sama konsep kita. Besok gue sama Lucas bakal ke prodi lagi ngomongin konsep matengnya. Dari gue sih baru itu aja, mungkin kalau kendala Lucas bisa nyampein ya. Lanjut bro.”
“Terima kasih bro Dery penjelasannya. Sekarang gue Lucas mau sampein kendala yang ada. Pertama adalah gue sama Dery kadang suka emosi sama Maba yang nanya berkali-kali padahal semua info udah jelas di notes grup sama di instagram. Kedua berkas-berkas Maba tahun kalu hilang. Ketiga banyak Maba modus. Udah dari gue segitu aja.”
“Lanjut ke divisi dokumentasi, silahkan Jisung dan Renjun.”
“Oke makasih bang Mark. Jadi progress dari kita itu. Udah mulai ngebuat twibbon, konsep banner nanti disesuain sama konsep acara. Udah mulai nyusun dokumen-dokumen after movie tahun lalu buat nambahin ide aja. Selebihnya ngikutin konsep acara bang.”
Mark membenarkan duduknya kemudian berdiri menuju papan tulis untuk menyampaikan alur pendaftaran ulang Maba PBA 2020 dengan sekretarisnya yaitu Lee Jeno.
“Oke. Terima Kasih Jisung penjelasnnya. Sebelum Divisi Perlengkapan, K3, Konsumsi dan Acara menyampaikan progressnya. Saya dan Lee Jeno akan menjelaskan gambaran untuk daftar ulang Maba dari awal hingga akhir. Jadi pertama-tama kita diberi waktu pendaftaran ulang 12 hari sama kayak Fakultas. Dan Universitas waktunya itu cuma 5 hari. Mungkin Maba bakal banyak yang dateng di 5 hari pertama. Alurnya itu mereka dateng ke Pendaftaran Ulang di Universitas mereka ngadainnya di Gedung Rektorat. Nah kita kebagian di belakang Gedung Rektorat bareng-bareng sama Fakultas dan Jurusan lain. Daftar Ulang di buka mulai pukul 08.00 AM s/d 16.00 PM nanti kita bikin tenda aja biar Maba ga kepanasan pas lagi daful. Tugas untuk Divisi Perlap mulai hari ini cariin laptop, alat-alat untuk tenda, kebutuhan divisi humas juga nanti itu tektok-an di belakang aja. Clear ya tugas Divisi Perlap? Nah gambaran awal daftar ulang kayak gitu. Untuk divisi humas tolong banget diinget alurnya ya jangan sampe nanti Maba kebingungan karena ga sesuai alur. Kalian nanti bisa sounding ke grup Maba kalau udah fix. Oke gue serahin ke Chenle dulu ada yang mau dia sampein.”
“Oke temen-temen gue mah blak-blakan aja ya disini tentang duit. Jadi kita dapet dana dari atas ga banyak banget cuma 7 juta tapi gue lagi usaha sama Jeno buat ngajuin Anggaran Pagu ke atas nih jadi sekiranya dana yang ada sama kita sekecil-kecilnya ya 10 juta deh karena konsep kita yang mungkin bisa memakan dana cukup besar. Maka dari itu gue perlu bantuan kalian semua disini kita kurang divisi sponsorship. Mau nambah divisi atau kita semua gerak untuk nyari dana? karena gamungkin juga kalau divisi sponsorship yang nyari dana.”
Shana menambahkan kalimat Chenle “Gue setuju kok Le. Tapi ada baiknya biar job-nya ga berantakan tetep adain Divisi Sponsorship. Mereka nyari cara buat dapetin dana tapi yang gerak kita semua. Kita bantu Divisi Sponsorship. Gimana?” tanya Shana
“Gue setuju sama Shana. Biar kita ga kebingungan sama job masing-masing.” jawab Johnny
“Gue juga setuju banget sama Shana.” tambah Winwin
“Oke terima kasih Kak Shana sarannya. Nanti kita akan nambah satu Divisi lagi yaitu divisi Sponsorship yang diisi sama Kak Shana dan Bang Johnny. Gimana setuju?” tanya Mark
“Gue sih gapapa Mark. Shana gimana?”tanya Johnny
“Gue bersedia bang!” jawab Shana
“Oke clear. Mungkin Bang Johnny sama Kak Shana udah mulai nyari-nyari sponsor ya mulai besok.” pinta Mark
“Oke Mark siap!” jawab Johnny dan Shana bersamaan
Mark kemudian menyerahkan kertas yang tadi ia gunakan kepada Lee Jeno untuk segera mencatat kebutuhan yang diperlukan.
“Lanjut ke Divisi Konsumsi. Untuk Nana dan Bang Uwu di persilahkan.”
“Oke. Jadi kalau dari divisi Konsumsi ngikutin konsep tahun kemarin aja sih ya, kita sediain konsumsi untuk pengisi materi, soundman, dan sarapan pagi untuk Maba. Kalau siang mereka nanti bawa bekal sendiri. Untuk mesen makanan kecil gitu kita udah survei kok, dan udah dapet kontak mereka jadi nanti tinggal mesen aja butuhnya berapa.” jelas Nana
“Berarti progress kalian udah beres ya tinggal nanti tektok-an sama Divisi Humas aja. Oke kita lanjut ke K3 dan Perlengkapan dimulai dari K3 dulu. Silahkan abang kita. Pres dipersilahkan.”
“Terima kasih Mark Lee atas waktunya. Baik. Kalau progress dari Divisi K3 udah mulai buat peraturan nanti yang Maba boleh pakai dan gaboleh pakai. Gak beda jauh sama tahun kemarin terus untuk teknisnya kemungkinan akan dibahas menjelang hari H biar nanti notulensinya ga loncat-loncatan. Untuk obat-obatan kita udah mulai list apa aja beserta kebutuhan dari Maba sendiri yang punya penyakit serius. Kita bedakan nanti dengan 3 pita : biru(penyakit berat), kuning(sedang), merah(hanya sekadar pusing, pilek, dll) nanti kita klasifikasikan dengan data riwayat penyakit Maba dari Divisi Humas pas pendaftaran ulang udah dimulai. Untuk kebersihan sih trash bag tahun kemarin masih ada banyak dan mungkin akan ada pembagian handsinitizer gratis untuk Maba saat pelaksanaan PBA berlangsung. Baru itu aja Pak Ketu progress Divisi K3.”
“Wah terima kasih banyak pres. Lengkap bener! Oke lanjut ke Divisi Perlengkapan Bang Taeyong, Bang Taeil, Bang Ten.”
“Oke gue ngewakilin selaku Koor Divisi Perlengkapan. Progress kita udah sampai pada peminjaman ruangan baru kemarin suratnya jadi dari Jeno terus gue sama anak-anak ajuin ke Pak Uus. Terkait Soundman masih nyari, dan list perlengkapan yang diperluin baru Divisi Konsumsi yang laporan. Divisi lain belum gue mohon banget belajar dari tahun lalu. Jangan mendadak, karena nyari barang ga semudah yang kalian kira. Oke. Udah Mark baru segitu aja.”
“Oke kita akan menuju ke Divisi terakhir untuk melengkapi konsep awal yang udah dibahas? Divisi Acara?” tanya Mark
Dejun berdiri untuk menjelaskan kelanjutan dari progress Divisi Acara.
“Baik gue Dejun akan melanjutkan bagaimana konsep rekreasi disini dan berapa lama pembagiannya. Untuk konsep rekreasi disini kita akan lakukan di luar kampus, mengingat kampus kita tidak memiliki taman yang luas. Mungkin kita akan sewa Villa untuk dosen, Maba, dan mahasiswa jurusan kita. Untuk konsep ini tidak di wajibkan untuk semua ikut tapi dianjurkan untuk ikut. Nanti akan ada surat izin untuk Maba dalam mengikuti kegiatan ini. Dalam pelaksanaannya kita bagi untuk sosial (3 hari) budaya (1 hari) dan rekreasi (3 hari). Ini hasil yang udah kita rembukin di belakang tadi. Jadi gimana kalian setuju atau ada penyanggahan?“ tanya Dejun
Semua panitia menggelengkan kepalanya. Sepertinya penjelasan dari Dejun sudah cukup mewakili.
“Akhirnya kita sampai pada penghujung rapat kali ini. Terima kasih semua sudah dapat hadir dalam Rapat Perdana kali ini. Kurang lebihnya mohon maaf jika masih ada yang kurang. Rapat kali ini dinyatakan selesai. Selamat Sore semua!” ucap Mark.
Para anggota pun meninggalkan ruangan kelas. Ada pula yang bermalas-malasan, bermain games Moba, rebahan. Dan ada juga yang bucin. Siapa lagi jika bukan sepasang kekasih yang baru itu. Shana dan Winwin.